Planificación Institucional

Planificación Institucional

I. Antecedentes

La Oficina de Planificación y Desarrollo Institucional es una instancia asesora adscrita a la Presidencia Ejecutiva, que le corresponde el acompañamiento en los procesos de elaboración y evaluación de planes, programas y proyectos institucionales a corto, mediano y largo plazo para fortalecer el desarrollo institucional, propone la formulación de políticas institucionales, y desarrolla la planificación estratégica, fortaleciendo las tareas de seguimiento, evaluación y control.

A nivel institucional esta oficina fue creada en el año de 1979, al tenor de lo estipulado en la Ley de Planificación Nacional (N° 5525, del 2 de mayo de 1974 y sus reformas). En el capítulo 2, en el artículo 3 se señala que…“constituirá el Sistema Nacional de Planificación los siguientes organismos:

  1. El Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica.
  2. Las unidades u oficinas de planificación de los ministerios, instituciones descentralizadas y entidades públicas locales y regionales.
  3. Los mecanismos de coordinación y asesoría, tales como consejos asesores, comités interinstitucionales, comisiones consultivas y otros.  
  4. Sumado a lo anterior, en el artículo 4 de la citada ley se establece que:

    “Los organismos del sistema nacional de planificación dependerán de las autoridades superiores de cada entidad, a saber: El Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica; las demás unidades u Oficinas de Planificación, de los Ministros de Gobierno y del personero ejecutivo de más alta jerarquía de las instituciones descentralizadas según el caso…”.

     En el capítulo IV, Art. 12 de la citada Ley se crean las oficinas o unidades de planificación para los ministerios, instituciones autónomas y semiautónomas, a fin de que operen como integrantes del Sistema Integral de Planificación Nacional, con dependencia técnica del Ministerio de Planificación Nacional.

    De forma concreta se establece en el artículo 14 de la supra citada ley que “Las unidades u oficinas de planificación trabajarán con arreglo a los lineamientos de política general del Plan Nacional de Desarrollo a que alude en el artículo 4 de esta ley y a las directrices particulares de cada entidad. Funcionarán de conformidad con las normas que establezca el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica para que operen efectivamente como partes integrantes del Sistema Nacional de Planificación. Establecerán entre ellas y con el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica las relaciones de coordinación necesarias para asegurar el eficiente funcionamiento del Sistema y el mejor éxito de las tareas del Plan Nacional de Desarrollo.

    En el caso concreto del Patronato Nacional de la Infancia para el año 2004 y como producto del proceso de reforma institucional se plantea la urgente necesidad de repensar el quehacer de la Oficina de Planificación, fortalecerla e incorporar nuevos procesos de trabajo, que según las tendencias, corresponden a esta instancia. De acuerdo a lo anterior, se propone un nuevo diseño funcional para la Oficina de Planificación.

    En la actualidad la estructura ocupacional de la Oficina de Planificación y Desarrollo Institucional se encuentra conformada de la siguiente forma:

    Estructura ocupacional de la Oficina de Planificación y Desarrollo Institucional

    UnidadClase de puestoCargoCantidad
    Planificación y Desarrollo Institucional Asesor de Planificación Asesor de Planificación 1
    Planificación y Desarrollo Institucional Profesional Especialista B Prof. Especialista B (Planificación Social) 3
    Planificación y Desarrollo Institucional Profesional Especialista B Prof. Especialista B (Administrador en Contaduría Pública) 1
    Planificación y Desarrollo Institucional Profesional Especialista B Prof. Especialista B (Administrador Público con Maestría en Tecnologías de Información) 1
    Planificación y Desarrollo Institucional Profesional Especialista A Prof. Especialista A (Administrador) 1
    Planificación y Desarrollo Institucional Profesional Especialista A Prof. Especialista B (Ing. Industrial) 1
    Planificación y Desarrollo Institucional Asistente Administrativo B Secretaria 1
      Fuente: Manual de Cargos y Puestos. Departamento de Recursos Humanos. PANI. 2012 

    II. Procesos de la oficina

    a) Planificación Institucional:

    Como se dijo anteriormente, el quehacer de la oficina de planificación está sustentado en lo que estipula la Ley de Planificación Nacional (N° 5525 del 2 de mayo de 1974 y sus reformas). Como complemento de lo anterior la Ley 8131 Ley de Administración Financiera y Presupuestos Públicos, establece claramente que se deben de seguir las pautas dadas a través de los lineamientos técnicos y metodológicos establecidos para el cumplimiento de todas las entidades que conforman el Sector Público. En este sentido, es necesario hacer los esfuerzos del caso a fin de cumplir con un mandato que está estrechamente relacionado al proceso de planificación institucional y que se refleja o materializa en una herramienta estratégica.

    Dicho de otra forma, las obligaciones que necesita plantear y a la vez ejecuta la oficina de planificación incitan a crear espacios que permitan generar una participación transformadora en la búsqueda y consolidación de los procesos internos que contribuyan a una actuación con mayor eficiencia y eficacia.

    Concretamente, el Plan Operativo Institucional (POI) debe seguir lo establecido en los “Lineamientos Técnicos y Metodológicos para la Programación Estratégica Sectorial e Institucional y Seguimiento y Evaluación Sectorial”, emitidos por el Ministro de Planificación Nacional y Política Económica (MIDEPLAN), así como el Ministerio de Hacienda. El citado documento PND se elabora al principio de cada administración y allí se contemplan los compromisos que asume la entidad. Siendo el Sector Inclusión Social y Desarrollo Humano al cuál pertenecemos.

    b) Los Planes anuales operativos (PAO)

    El Plan Anual Operativo debe considerarse como un documento a través del cual se logran plasmar los objetivos generales que se tienen previstos anualmente cada una de las instancias institucionales, seguido de las metas, actividades y los responsables de la implementación de acciones a través de las cuales se valorará hasta donde fue posible alcanzar lo previsto. Un plan operativo no es un ideal, un sueño, por el contrario se trata de plasmar hasta donde es posible llegar con los recursos que se tienen a disposición en ese momento

    Por lo general, un plan operativo tiene una duración de un año. El PAO pone por escrito las estrategias que han ideado los directivos a efectos de poder cumplir con los objetivos y las directrices a seguir por los colaboradores y subordinados en el trabajo cotidiano.

    Como toda esta clase de planes, un plan operativo permite el seguimiento de las acciones para juzgar su eficacia; en caso que los objetivos estén lejos de ser satisfechos, el responsable directo de la gestión tiene la posibilidad de proponer medidas alternativas que permitan no perder la perspectiva de los compromisos.

    Como complemento de lo descrito anteriormente se podría decir que el plan operativo anual es un documento formal en el que se enumeran, por parte de los responsables de una entidad los objetivos a conseguir durante un periodo de un año. El plan debe estar perfectamente alineado con el plan estratégico de la organización, y su especificación sirve para concretar, además de los objetivos a conseguir cada año, la manera de alcanzarlos que debe seguir cada una de las diversas instancias institucionales que conforman la organización.

    El plan operativo es un documento oficial en el que los responsables de las diversas instancias de la organización asumen los compromisos que muestran en última instancia la gestión que llevan a cabo durante ese período. En el caso del PANI se trata de los diversos departamentos, las gerencias y la misma presidencia ejecutiva. Es por intermedio de los planes operativos anuales que se deben establecer de forma clara los objetivos, metas y actividades que se deben cumplir en el corto plazo.

    Desde la perspectiva anterior esta es una tarea ineludible que la Oficina de Planificación y Desarrollo Institucional debe de llevar a cabo por medio de la facilitación de espacios que permitan a las instancias involucradas la construcción de los mismos.

    c) Control Interno

    Este proceso está sustentado en la ley de Control Interno. Por encomienda de la Junta Directiva y de la Presidencia Ejecutiva se ha asignado a dos de los profesionales de la Oficina de Planificación a efectos de facilitar este proceso. Lo anterior implica tomar en consideración lo establecido en la Norma de Control Interno para el Sector Público, que de forma concreta en su capítulo II establece que:

    - El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben promover un compromiso institucional con la calidad y apoyarse en el SCI para propiciar la materialización de ese compromiso en todas las actividades y actuaciones de la organización.
    - Establecer las políticas y las actividades de control pertinentes para gestionar y verificar la calidad de la gestión, para asegurar su conformidad con las necesidades institucionales, a la luz de los objetivos, y con base en un enfoque de mejoramiento continuo.
    - El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer un ambiente de control que se constituya en el fundamento para la operación y el fortalecimiento del SCI, y en consecuencia para el logro de los objetivos institucionales, (fortalecimiento de la ética institucional que contemple elementos formales e informales para propiciar una gestión institucional apegada a altos estándares de conducta en el desarrollo de las actividades.
    - Una apropiada estructura organizativa acorde con las necesidades y la dinámica de las circunstancias institucionales.
    - Comunicar las políticas respectivas y la difusión de una cultura que conlleve la comprensión entre los funcionarios, de la utilidad del control interno para el desarrollo de una gestión apegada a criterios de eficiencia, eficacia, economía y legalidad y para una efectiva rendición de cuentas.
    - El personal debe reunir las competencias y valores requeridos, de conformidad con los manuales de puestos institucionales, para el desempeño de los puestos y la operación de las actividades de control respectivas. Con ese propósito, las políticas y actividades de planificación, reclutamiento, selección, motivación, promoción, evaluación del desempeño, capacitación y otras relacionadas con la gestión de recursos humanos, deben dirigirse técnica y profesionalmente con miras a la contratación, la retención y la actualización de personal idóneo en la cantidad que se estime suficiente para el logro de los objetivos institucionales.

    Así mismo, el capítulo III establece que:

    - Jerarca y los titulares subordinados deben definir, implantar, verificar y perfeccionar un proceso permanente y participativo de valoración del riesgo institucional, como componente funcional del SCI.

    - Jerarca y los titulares subordinados deben establecer y poner en funcionamiento un sistema específico de valoración del riesgo institucional (SEVRI).

    - El SEVRI debe presentar las características e incluir los componentes y las actividades que define la normativa específica aplicable, debe someterse a las verificaciones y revisiones que correspondan a fin de corroborar su efectividad continúa y promover su perfeccionamiento.

    Reiterando lo descrito en párrafos anteriores, la Oficina de Planificación y Desarrollo Institucional requiere de un (a) Ingeniero (a) Industrial, por cuanto existe un vacío operativo relacionado, por un lado, con la forma en la que se pretende plantear la necesidad de contar con mejores sistemas y procesos y por otro lado convertir esta necesidad en acciones de mejora continua- procesos de diseño, ejecución y evaluación en los cuales se requerirá capacitación – formación y entrenamiento a los y las funcionarias, que serán en última instancia los (as) que los ejecutarán.

    d) Realización de evaluaciones, sistematizaciones de los distintos procesos que se llevan a cabo a nivel institucional, además de los informes de seguimiento, rendición de cuentas, monitoreo a la luz de la normativa que rige la Ley 8131 Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos y su Reglamento.

    Como parte de las funciones establecidas dentro de la Ley 5525 se establece que es competencia directa de las Oficinas de Planificación dentro de las instituciones públicas llevar a cabo evaluaciones de los planes programas y proyectos cuando se considere necesario. De acuerdo a lo anterior desde la Oficina de Planificación se han elaborado los siguientes productos:

    - Documento de la información sistematizada relativa a los resultados de 14 talleres participativos en donde se validó el PEI actual, así como el establecimiento de un análisis FODA institucional y la definición de las líneas estratégicas sobre las cuales se partiría para la construcción del los Planes Operativos Institucionales.(2010-2011-2012)

    - Evaluación del Departamento de Atención Integral y de Oficinas Locales

    - Sistematizaciones de los resultados obtenidos a través de la implementación de acciones vinculadas con el SEVRI institucional

    - Evaluación del Plan Operativo Institucional

    - Evaluación de los procesos estratégicos, operativos y de apoyo Institucional

    Está claro que la institución podría desde la Oficina de Planificación y Desarrollo Institucional contar con mayor cantidad de información canalizada a través de esta forma, sin embargo también es claro que los recursos son insuficientes sobre todo a nivel del capital humano a través del cual se podría canalizar este tipo de trabajos.

    e) Área de procesos Ingeniería Industrial

    La Oficina de Planificación recientemente cuenta con dicha área de trabajo, y tiene un perfil profesional que permita la aplicación de otras herramientas e instrumentos que reafirmen y depuren los esfuerzos hasta ahora realizados. Así mismo la obtención de información cada vez más confiable y oportuna de los sistemas y procesos, que permita una adecuada toma de decisiones de las respectivas jerarquías con criterios más técnicos y especializados, fundamentados en el área del conocimiento que provee la ingeniería industrial. A parte de lo anterior es preciso hacer la referencia de que la mejora de los distintos sistemas y procesos son sumamente necesarios para el desarrollo de los planes, programas y proyectos que se vayan a implementar e que deben impactar positivamente la Planificación Institucional y por ende el cumplimiento sus Objetivos.

    También se realiza en las oficinas locales las cargas laborales de los diferentes procesos profesionales, tiempo de respuestas de los servicios institucionales y la calidad del mismo, esto permite a los directores Regionales y coordinadores oficinas locales y profesionales a la sunción de la toma de decisiones acertadas y concordantes con la doctrina de protección integral y las disposiciones legales e internacionales.

    La elaboración de los procesos y procedimientos demanda un volumen de trabajo significativo ya que se requiere realizar este trabajo con cada uno de los profesionales y los técnicos que permita visualizar y determinar con objetividad los tiempos invertidos en la realización de cada uno de las acciones que se lleva a cabo en las oficinas locales, este trabajo requiere realizar mapeo de procesos en diferentes jurisdicciones de las oficinas locales que permita visualizar los diagramas de recorridos de las diferentes localidades urbanas y rurales que se deben realizar investigaciones diagnostica de la violación de derechos de las personas menores edad.

    A continuación puede encontrar los planes institucionales y los informes de evaluación.

    Haga clic sobre el ícono para descargar.

    Plan Estrategico Institucional
    Plan Operativo Institucional - 2014
    Informe de Evaluación Anual de Metas del POI - 2012
    Implementación SEVRI - Identificación y Valoración
    Estado de la Niñez y la Adolescencia - 2007
    Estado de la Niñez y la Adolescencia - 2008
    Estado de la Niñez y la Adolescencia - 2009

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    Ley Procesal Laboral

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    Ley Procesal Laboral | Adolescentes

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    Estudiá, Vale por 2

    Los niños y niñas absorben más por las buenas | Ascensor

    De 0 a 2 años - Berrinche

    Ante un berrinche, conservá la calma, respirá, pensá y da el mejor ejemplo al controlar tu temperamento.

    De 3 a 6 años - Corregir

    Si hay que corregir, esperá a tranquilizarte y pensá antes de pegar o gritar. Aprenden mejor si se dialoga, se negocia y ambos cumplen el trato.

    De 7 a 12 años - Tareas

    Evitá problemas al definir y organizar claramente tareas en el hogar y las responsabilidades escolares. Apoyá, conversá y compartí con ellos y ellas.
    Los niños y niñas absorben todo
    En Costa Rica, el 88% de los casos de embarazo adolescente es causado por hombres adultos. Este es el resumen de una campaña que realizamos para el Patronato Nacional de la Infancia para denunciar este problema.

    GRACIAS POR CUIDARME

    El PANI le invita a la marcha
    MEP registra la menor exclusión estudiantil de los últimos 10 años'