DOCUMENTACION Y ARCHIVO
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Historia
Para efectos del registro y control de los documentos institucionales en 1936 se instaló una oficina que se denominó "Fichero Institucional", que fue el antecedente del archivo institucional. Posteriormente, en cumplimiento a la Ley del Sistema Nacional de Archivos, a partir de 1997 se incorporó la Unidad de Información y Archivo, comprendiendo el Archivo Central encargado de regular y proteger el acervo documental ingresado y producido en las oficinas institucionales y velar por la conservación del patrimonio documental a cargo de este archivo y de los Archivos de Gestión que corresponde a la totalidad de oficinas que producen documentos. Además se incluyó dentro de la misma unidad al Centro de Documentación como encargo de facilitar la documentación relativa a diferentes temas sobre niñez, adolescencia y familia. Debido a los ajustes en el proceso de reforma institucional desde 2004 se denomina como Departamento de Documentación y Archivo.
A partir de 1997, se denominó UNIDAD DE INFORMACION Y ARCHIVO, según acuerdo de Junta Directiva, Sesión 96-0085, Art. 1, del 21-10-96. Dependió de la Presidencia Ejecutiva. Por acuerdo de la Junta Directiva Sesión 2000-0097, del 4-12-2000 y con base en la resolución de MIDEPLAN, según oficio D.M. 006-2001 pasó a depender del Área Administrativa, de la Gerencia de Administración. Con el proceso de Reforma Institucional, al eliminarse dicha área, a partir del 2004 se definió en el organigrama como DEPARTAMENTO DE DOCUMENTACION Y ARCHIVO, dependiendo directamente de la Gerencia de Administración.
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Misión:
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Visión:
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| Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar la documentación producida por la totalidad de las oficinas del Patronato Nacional de la Infancia. | Aplicar un programa de gestión documental que se constituya en un recurso fundamental para la labor del Patronato Nacional de la Infancia , y que coadyuve a satisfacer las peticiones de los usuarios internos y externos, facilitando la investigación, la toma de decisiones, la comprobación de los derechos, la utilización de los recursos, la prestación de diversos servicios y la custodia de la memoria institucional. |
Servicios a usuarios:
ARCHIVO CENTRAL:
- Búsqueda de antecedentes y comprobación de derechos.
- Referencia de antecedentes de atención institucional a personas menores de edad
- Préstamo de documentos en sala
- Facilitación de la reproducción documental.
- Extensión de constancias y certificaciones.
- Consultas por medio de teléfono-fax y correo electrónico.
- Servicios de aplicación del proceso archivístico:
- Coordinación para aplicar las funciones archivísticas establecidas en la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos.
- Aplicación de las disposiciones establecidas en el Reglamento del Archivo Central
- Asesoría para la confección de Tablas de Plazos de conservación de los documentos.
- Custodia y conservación de los documentos transferidos de los Archivos de Gestión a cargo de las oficinas institucionales.
- Custodia de documentos de carácter permanente.
- Recuperación de documentos con valor histórico y su custodia hasta que sean transferidos al Archivo Nacional de Costa Rica.
CENTRO DE DOCUMENTACION:
- Brindar atención a los usuarios para evacuar consultas en materia de niñez, adolescencia y familia.
- Ofrecer el servicio de hemeroteca con temas atinentes a niñez, adolescencia y familia.
- Facilitar la reproducción documental a los usuarios.
- Brindar respuesta por diferentes medios a los usuarios.
- Difundir los derechos de la niñez y adolescencia con base a la intervención de las acciones institucionales.